Hậu kiểm phòng khám: chuẩn bị gì trước một đợt thanh tra?

Bắt đầu từ giấy phép và phạm vi hoạt động

Luật Khám bệnh, chữa bệnh 15/2023/QH15 và Nghị định 96/2023/NĐ-CP là các căn cứ nền tảng. Điều 40 quy định điều kiện chung; Điều 47 quy định riêng cho phòng khám Răng Hàm Mặt. Khi thực hiện thủ tục hành chính, cần dùng quy định phân cấp, sửa đổi và đơn giản hóa đang có hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.

Đối chiếu tên cơ sở, địa chỉ, hình thức tổ chức, thời gian hoạt động và phạm vi chuyên môn với giấy phép. Với từng kỹ thuật đang cung cấp, xác định căn cứ được phép thực hiện, người phụ trách và điều kiện tương ứng. Việc có thiết bị mới hoặc một bác sĩ đã học kỹ thuật không tự động mở rộng phạm vi được phép của cơ sở.

Sáu nhóm hồ sơ nên quản lý liên tục

1. Pháp lý cơ sở. Giấy tờ đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động, hồ sơ điều chỉnh và căn cứ về phạm vi chuyên môn, danh mục kỹ thuật. Có một danh sách theo dõi hồ sơ nào đang áp dụng, ai giữ bản gốc và việc gì cần cập nhật khi thay đổi.
2. Người hành nghề. Giấy phép hoặc chứng chỉ còn được sử dụng theo quy định chuyển tiếp, văn bằng, đăng ký hành nghề, lịch làm việc và phân công nhiệm vụ. Đối chiếu phạm vi hành nghề với công việc thực tế; theo dõi cập nhật kiến thức y khoa liên tục theo quy định áp dụng.
3. Hồ sơ khám, chữa bệnh. Thông tin thăm khám, chẩn đoán, chỉ định, diễn biến điều trị và các tài liệu đồng ý cần thiết cho từng can thiệp. Kiểm tra tính đầy đủ, khả năng truy xuất và quyền tiếp cận; hạn chế sao chép dữ liệu người bệnh ra ngoài mục đích được phép.
4. Thuốc, vật tư và thiết bị. Chứng từ nguồn gốc, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản; hồ sơ bảo trì, kiểm định hoặc hiệu chuẩn theo yêu cầu của từng thiết bị. Với thiết bị X-quang, rà soát thêm giấy phép và hồ sơ an toàn bức xạ thuộc diện áp dụng.
5. Kiểm soát nhiễm khuẩn và an toàn. Quy trình, phân công, ghi nhận thực hiện làm sạch – khử khuẩn – tiệt khuẩn, quản lý chất thải và bàn giao cho đơn vị phù hợp. Kiểm tra hộp cấp cứu phản vệ, thuốc cấp cứu chuyên khoa và khả năng đáp ứng tình huống tại cơ sở.
6. Thông tin công khai và khắc phục tồn tại. Bảng giá, nội dung quảng cáo, thông tin trên website và mạng xã hội cần khớp hoạt động được phép. Lưu biên bản, yêu cầu khắc phục trước đây cùng bằng chứng đã xử lý; bổ sung hồ sơ hóa đơn, lao động, môi trường hoặc phòng cháy theo phạm vi kiểm tra tương ứng.

Kiểm tra chéo bằng một hành trình người bệnh

Chọn một hồ sơ đã hoàn thành điều trị, phân quyền người rà soát và lần theo các bước: tiếp nhận, người thực hiện, chỉ định, vật tư sử dụng, ghi nhận điều trị, thanh toán và theo dõi sau điều trị. So sánh hồ sơ đó với lịch trực, phạm vi kỹ thuật và chứng từ liên quan.

Cách làm này giúp phát hiện những khoảng trống mà việc kiểm tra từng tập giấy riêng lẻ dễ bỏ sót: nhân sự trên lịch không khớp người thực hiện, vật tư khó truy xuất, dịch vụ ghi trên hóa đơn khác cách mô tả trong hồ sơ, hoặc một bước kiểm soát an toàn chưa được ghi nhận.

Đây là phương pháp tự rà soát nội bộ, không thay thế hoạt động kiểm tra chuyên môn hoặc kết luận của cơ quan có thẩm quyền.

Khi phát hiện thiếu sót, xử lý từ hoạt động thực tế

Phân loại vấn đề theo mức ảnh hưởng: an toàn người bệnh, điều kiện hành nghề, nghĩa vụ hồ sơ và chất lượng quản trị. Với nguy cơ trực tiếp đến an toàn hoặc hoạt động vượt phạm vi được phép, ưu tiên biện pháp kiểm soát ngay và xin ý kiến chuyên môn, pháp lý phù hợp.

Lập bảng khắc phục gồm việc phải làm, người chịu trách nhiệm, thời hạn và bằng chứng hoàn tất. Không ký lùi ngày, hợp thức hóa hồ sơ hoặc tạo biên bản không phản ánh hoạt động thực tế. Bổ sung thông tin phải theo đúng quy định, bảo toàn dấu vết sửa đổi.

Khi có đợt thanh tra, kiểm tra, bố trí đầu mối làm việc, xác định phạm vi yêu cầu, chuẩn bị danh mục tài liệu và ghi nhận việc bàn giao. Đọc kỹ biên bản, phản ánh trung thực ý kiến của cơ sở và theo dõi thực hiện kết luận.

Duy trì một lịch rà soát có người chịu trách nhiệm

iOS Dental đề xuất chủ phòng khám phân công một đầu mối quản lý hồ sơ và phối hợp với người chịu trách nhiệm chuyên môn. Có thể rà soát theo tháng đối với thay đổi nhân sự, thuốc – vật tư, thiết bị và tiến độ khắc phục; đánh giá tổng thể định kỳ theo quy mô, nguy cơ của cơ sở. Đây là lịch quản trị đề xuất, không phải tần suất pháp luật ấn định chung cho mọi phòng khám.

Kết quả cần đạt là người quản lý biết cơ sở đang đáp ứng điều kiện nào, tồn tại nào chưa xử lý và ai phải hành động. Khi hoạt động thực tế được kiểm soát tốt, hồ sơ sẽ trở thành bằng chứng đáng tin cậy của hệ thống đó.